Informativa sulla privacy per i Talent

La presente Informativa sulla privacy per i Talent (l'"Informativa Privacy per Talent") descrive le modalità con cui Richemont, comprese le sue Maison e le sue entità operative (a cui ci riferiamo come "Richemont", "noi", "nostro" e "ci"), utilizza le informazioni personali dei propri candidati all'assunzione, dei potenziali candidati all'assunzione, di coloro che hanno partecipato a eventi di recruiting e degli individui che hanno espresso interesse a lavorare presso Richemont (indicati come "voi" o "vostro"). La definizione di informazione personale può variare da paese a paese, ma in generale si riferisce a qualsiasi informazione relativa a un individuo identificato o identificabile. Le informazioni personali non comprendono i dati anonimi o de-identificati che non sono associati a un particolare individuo.

La presente Informativa Privacy per Talent è fornita dall'entità locale presso cui vi candidate per una posizione, partecipate a un evento di recruiting o esprimete interesse per Richemont ("processo di selezione"), che è considerata il "titolare del trattamento" ai fini delle leggi e dei regolamenti sulla protezione dei dati. Inoltre, Richemont International SA agirà come "titolare del trattamento" indipendente per alcune specifiche attività di trattamento quando non è l'entità principale coinvolta nella selezione o nell'assunzione.

La presente Informativa Privacy per Talent illustra quali informazioni personali raccogliamo su di voi, per quali finalità trattiamo tali informazioni personali, come proteggiamo le vostre informazioni personali, quando possiamo comunicare le vostre informazioni personali a terze parti e quando possiamo trasferire le vostre informazioni personali al di fuori della vostra giurisdizione. La presente Informativa Privacy per Talent descrive inoltre i vostri diritti in merito alle informazioni personali in nostro possesso, comprese le modalità di accesso, rettifica e richiesta di cancellazione delle vostre informazioni personali.

La presente Informativa Privacy per Talent trova applicazione nel caso in cui siate o siate stati candidati all'assunzione, potenziali candidati all'assunzione, o abbiate partecipato a eventi di recruiting. 

Tratteremo le vostre informazioni personali solo in conformità alla presente Informativa Privacy per Talent, compresi gli Impegni di Richemont in materia di Privacy, salvo che sia diversamente richiesto dalla legge applicabile.

Si prega di notare che la presente Informativa Privacy per Talent può essere integrata da requisiti locali specifici relativi al luogo di candidatura o partecipazione, come eventualmente indicato nell'Appendice alla presente Informativa Privacy per Talent (ove presenti).

La privacy è integrata in tutti i nostri prodotti e servizi fin dalla progettazione e per impostazione predefinita. Rispettiamo la fiducia che ci accordate affidandoci le vostre informazioni personali. Saremo completamente trasparenti riguardo alle finalità per le quali utilizziamo le vostre informazioni personali e le impiegheremo solo per tali finalità quando abbiamo il diritto di farlo. Ciò include, ove necessario, ottenere il vostro consenso esplicito. Vi informeremo di eventuali modifiche sostanziali alle modalità di trattamento delle informazioni personali.

Ci impegniamo a implementare standard di protezione dei dati, privacy e sicurezza all'avanguardia, affinché possiate sentirvi sicuri che le vostre informazioni personali siano protette; in caso di incidente che possa compromettere le vostre informazioni personali, ci impegniamo a informarvi e/o a informare le autorità competenti in conformità ai requisiti di notifica relativi alle violazioni dei dati personali. Le vostre informazioni personali godranno dello stesso livello di protezione quando vengono comunicate a terzi o trasferite a livello internazionale. Conserveremo le vostre informazioni personali solo per il tempo necessario o per quanto richiesto dalla legge.

Rispetteremo le scelte che farete in relazione alle vostre informazioni personali. Rispetteremo i vostri diritti in relazione all'accesso, alla cancellazione e alla rettifica delle informazioni personali in nostro possesso. Rispetteremo inoltre le vostre scelte in merito all'opposizione al trattamento delle vostre informazioni personali e vi metteremo a disposizione i canali necessari per contattarci in caso di domande o reclami.

La protezione dei dati e la conformità alle normative sulla privacy sono fondamentali per il modo in cui trattiamo le informazioni personali.

Cosa significa per voi

La "privacy by design" è un approccio che ci aiuta a garantire che la protezione dei dati non sia una preoccupazione secondaria. Prima di iniziare qualsiasi trattamento di informazioni personali, valutiamo una serie di fattori legati alla privacy, tra cui lo stato della tecnologia, il costo dell'implementazione, l'ambito, il contesto e le finalità del trattamento, nonché i rischi per le persone, compresi i nostri candidati.

Dobbiamo fornirvi informazioni chiare, trasparenti e complete relative alle informazioni personali che raccogliamo.

Cosa significa per voi

Raccogliamo varie categorie di informazioni personali che vi riguardano in relazione al processo di selezione presso Richemont. Questi dati possono includere le seguenti categorie:

• Dati di contatto: tra cui nome, titolo, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail personale, dati di contatto per le emergenze, ecc.
• Informazioni finanziarie: comprese le informazioni relative alla vostra retribuzione e ai benefit esistenti, quali retribuzione, informazioni sul conto bancario, codice fiscale, numero di partita IVA, numero di previdenza sociale e/o qualsiasi altro identificativo governativo o altri benefit, ecc.
• Informazioni sul processo di selezione: inclusi i dati acquisiti nel corso del processo di selezione, come il vostro Curriculum Vitae (CV) o résumé, la lettera di presentazione, le fotografie, il modulo di candidatura, le note dei colloqui di lavoro e le valutazioni, le preferenze relative alla sede e alle aspettative economiche, le referenze di terzi e le esperienze pregresse, i transcript e le qualifiche accademiche e professionali, i risultati dei test psicometrici, gli esiti di test antidroga e alcolemici (ove pertinenti), informazioni ottenute da controlli su precedenti giudiziari quali condanne penali e storia finanziaria (ove pertinenti e consentiti dalla legge), informazioni disponibili pubblicamente come dettagli ottenuti tramite i social media e altre informazioni personali quali conflitti di interesse (compresi i legami familiari), informazioni di contatto personali o aziendali, ecc.
• Informazioni per la gestione dell'onboarding: tra cui la data di nascita, lo stato civile, il sesso, le informazioni relative ai nuovi assunti, come i documenti di identificazione (passaporto, carta d'identità, ecc.) e di immigrazione (visto, permesso di lavoro, ecc.) e la relativa documentazione, i termini e le condizioni di impiego, le fotografie, i dati della patente di guida e i relativi documenti, la data di inizio e, se diversa, la data di inizio del rapporto di lavoro continuativo, i dati relativi alla gestione dei talent, i dati relativi alla formazione, la storia lavorativa e professionale (tra cui i dati di relativi a progetti specifici e incarichi di lavoro) e i dati relativi alla cessazione del rapporto di lavoro.
• Dati di localizzazione/accesso: compresi i dettagli dei vostri spostamenti nelle sedi e negli edifici di Richemont, nella misura in cui vengono registrati dai sistemi di accesso con carte elettroniche, dai sistemi informatici, dalle telecamere a circuito chiuso e da altri sistemi elettronici di questo tipo.
• Dati sui benefit: compresi i dettagli relativi alla gestione dei benefit per i dipendenti, come i programmi di assicurazione sanitaria, i regimi pensionistici o di previdenza, comprese le informazioni su eventuali persone a carico o beneficiari (per esempio coniugi, conviventi o figli).

Laddove sia lecito farlo (ad esempio, con il vostro consenso o se richiesto dalla legge), possiamo anche raccogliere i seguenti tipi di dati per scopi di monitoraggio delle pari opportunità, come richiesto dalla legislazione applicabile in materia di pari opportunità:

• Categorie particolari di informazioni personali: comprese le informazioni personali che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza a un sindacato (se pertinente), l'orientamento sessuale e i dati relativi alla salute fisica o mentale, compresi i dati sanitari, le condizioni di salute, le disabilità o gli adattamenti richiesti.
• Dati relativi a condanne penali e reati: comprendono informazioni personali che rivelano dettagli su reati effettivi o sospetti, come frodi, arresti, sentenze di condanna, sentenze di condanna non passate in giudicato, infrazioni al codice della strada e procedimenti relativi agli stessi (se pertinenti e consentite dalla legge).

L'entità Richemont responsabile della selezione o dell'assunzione raccoglierà solitamente le informazioni personali direttamente da voi. In alcuni casi, queste informazioni possono essere raccolte da fonti terze, come agenzie di collocamento/recruiting o da altre entità Richemont (per esempio nel caso di un distacco). Inoltre, le vostre informazioni personali possono essere ottenute da fonti pubblicamente disponibili, come i siti web di networking professionale. Potreste fornirci informazioni personali riguardanti una terza persona (come il vostro partner o un vostro familiare a carico), e noi tratteremo tali informazioni personali secondo i termini della presente Informativa Privacy per Talent. In questo contesto, avrete l'obbligo di informare la terza parte del trattamento delle sue informazioni personali da parte di Richemont e di fornirle la presente Informativa Privacy per Talent.

La raccolta e il trattamento delle informazioni personali devono avere una base lecita.

Cosa significa per voi

Tutte le informazioni personali raccolte ai sensi della presente Informativa Privacy per Talent avranno una finalità specifica per cui vengono raccolte e una base lecita per il loro trattamento, ivi incluso:

• Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui siete parte (compreso un contratto di lavoro) o per prendere provvedimenti su vostra richiesta prima della conclusione di un contratto.
• Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale (diverso da un obbligo contrattuale) a cui Richemont è soggetta. Ciò potrebbe includere, ad esempio, la necessità di verificare che voi siate in possesso di un visto, di un permesso di lavoro o di un'altra prova del vostro diritto a lavorare nel paese di riferimento.
• Il trattamento è necessario per proteggere i vostri interessi vitali o gli interessi vitali di un'altra persona (come nel caso in cui sia necessario fornire il nome di una persona alle autorità di pubblica sicurezza in caso di emergenza).
• Il trattamento è strettamente necessario ai fini dei legittimi interessi perseguiti da Richemont o da terzi, a condizione che tali interessi non prevalgano sui vostri interessi, diritti e libertà fondamentali.
• Abbiamo ottenuto il vostro consenso al trattamento delle informazioni personali per una o più finalità specifiche. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento e la revoca diventerà effettiva una volta ricevuta una richiesta valida da parte vostra. Non è necessario raccogliere il vostro consenso se utilizziamo categorie particolari di informazioni personali per adempiere i nostri obblighi legali o per esercitare diritti specifici in materia di diritto del lavoro. In circostanze limitate, potremmo chiedervi il consenso esplicito per trattare determinate categorie particolari di informazioni personali. In tal caso, vi forniremo tutti i dettagli sulle informazioni che desideriamo trattare e sulle ragioni per cui ne abbiamo bisogno, in modo che possiate valutare attentamente se desiderate acconsentire. Tenete presente che l'accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte nostra non costituisce una condizione per la conclusione di un contratto con noi.

Si prega di notare che, qualora non fossimo più in grado di fare affidamento su una base giuridica idonea (ad esempio in caso di revoca del consenso), potrebbero essere applicate basi giuridiche alternative per giustificare la continuazione del trattamento relativo alle vostre informazioni personali da parte di Richemont per una specifica finalità.

Dobbiamo garantire che le informazioni personali vengano utilizzate solo per le finalità per cui sono state raccolte e che non vengano trattate ulteriormente in modo incompatibile con tali finalità.

Cosa significa per voi

La tabella seguente illustra le finalità specifiche, le categorie di dati e le basi lecite del trattamento. Ulteriori informazioni sulle modalità di utilizzo delle categorie particolari di informazioni personali sono riportate sotto la tabella. La base lecita del trattamento può variare da paese a paese a seconda della legge applicabile, anche qualora siano disponibili ulteriori basi lecite.

Categorie particolari di informazioni personali

Quando trattiamo categorie particolari di informazioni personali, alcune normative applicabili ci richiedono di dimostrare una base giuridica aggiuntiva. A titolo esemplificativo, tale trattamento è spesso necessario per l'adempimento di obblighi e l'esercizio di diritti specifici in materia di diritto del lavoro. Tali dati possono includere (i) informazioni su problemi di salute o disabilità, per le quali Richemont potrebbe essere tenuta ad apportare adeguamenti ragionevoli durante il processo di selezione; (ii) verifiche di pre-screening (ove pertinenti) se siete selezionati per una posizione specifica; o (iii) informazioni relative a sesso, affiliazione religiosa, orientamento sessuale, disabilità, razza, origine etnica o altre caratteristiche identificative ai fini del monitoraggio delle pari opportunità.

Trattiamo solo informazioni personali adeguate, pertinenti e limitate a quanto necessario in relazione alle finalità per le quali le informazioni personali vengono trattate.

Cosa significa per voi

Limitiamo la raccolta e l'ulteriore trattamento delle informazioni personali alle sole informazioni personali di cui abbiamo bisogno in relazione alla/e finalità per cui sono state originariamente raccolte. Qualora intendessimo raccogliere ulteriori informazioni personali che non siano effettivamente necessarie, indicheremo chiaramente quali sono le informazioni personali di cui necessitiamo e quali sono facoltative.

Possiamo anche trasformare le vostre informazioni personali in forma statistica o aggregata, in modo che non siate identificati o identificabili, con l'obiettivo di condurre ricerche e analisi, compresa la produzione di indagini e risultati statistici.

Garantiremo che le informazioni personali siano accurate e aggiornate, e adotteremo tutte le misure ragionevoli per garantire che i dati inesatti siano corretti o cancellati senza ritardo.

Cosa significa per voi

I nostri dati devono rimanere accurati. Possiamo contribuire a raggiungere questo obiettivo, ad esempio, incoraggiandovi attivamente a comunicarci in modo tempestivo eventuali variazioni delle vostre informazioni personali, effettuando controlli regolari per verificare la presenza di eventuali inesattezze e adottando misure opportune quando il nostro rapporto si conclude.

Potremmo occasionalmente aggiornare la presente Informativa Privacy per Talent. Quando lo faremo, la pubblicheremo sul sito web di Richemont.

Cosa significa per voi

In caso di modifiche sostanziali alla presente Informativa Privacy per Talent o alle modalità di utilizzo delle vostre informazioni personali da parte di Richemont, adotteremo misure ragionevoli per informarvi pubblicando un avviso ben visibile di tali modifiche sul nostro sito web prima che entrino in vigore. Vi invitiamo a consultare periodicamente questa Informativa Privacy per Talent per essere informati su come Richemont protegge le vostre informazioni personali.

Vi assicuriamo che le informazioni personali sono protette contro l'uso non autorizzato o illecito e contro la perdita, la distruzione o il danno accidentali.

Cosa significa per voi

Ci impegniamo a proteggere le informazioni personali che raccogliamo da voi implementando standard di protezione dei dati, privacy e sicurezza all'avanguardia. Limitiamo l'accesso alle informazioni personali ai nostri dipendenti, personale e collaboratori che ne hanno ragionevolmente bisogno. Disponiamo di adeguate misure di salvaguardia tecniche e organizzative fisiche, elettroniche e procedurali per proteggere le informazioni personali da trattamenti non autorizzati o illeciti e da perdita, danno o distruzione accidentali. A tal fine, abbiamo implementato tutte le politiche di sicurezza e operative necessarie.

Condividiamo le informazioni personali con altri solo quando ci è consentito dalla legge. Quando condividiamo le informazioni personali con altri, implementiamo accordi contrattuali e meccanismi di sicurezza per proteggere le informazioni personali condivise e per rispettare i nostri standard e obblighi di protezione dei dati, riservatezza e sicurezza.

Cosa significa per voi

Condivideremo le vostre informazioni personali solo con il personale interno di Richemont (comprese le nostre Maison, le entità Richemont e le società affiliate a Richemont) qualora vi sia "necessità di conoscere" tali informazioni.  

Inoltre, condividiamo le vostre informazioni personali con i nostri fornitori di servizi terzi autorizzati che tratteranno tali informazioni per nostro conto e con i nostri altri partner autorizzati che possono agire come titolari del trattamento indipendenti e trattare tali informazioni sotto la loro propria responsabilità.

Esempi di terze parti con cui condividiamo informazioni personali includono:  

• le nostre società affiliate del gruppo;  
• fornitori di servizi (inclusi responsabili del trattamento, piattaforme di gestione del processo di selezione del personale, fornitori del servizio di screening (per scopi di verifiche pregresse, precedenti penali o referenze creditizie) e agenzie di recruiting esterne); 
• consulenti professionali (inclusi studi legali, revisori o consulenti);
• autorità regolamentari e forze di polizia (compresi la polizia e i tribunali);
• entità coinvolte nelle nostre fusioni e acquisizioni; e
• hotel, compagnie aeree e altre terze parti per viaggi di lavoro (se il processo di selezione prevede l'organizzazione di viaggi).

Quando ci avvaliamo di un fornitore di servizi che può gestire le vostre informazioni personali, utilizzeremo solo fornitori di servizi di cui possiamo fidarci per proteggere tali informazioni.

Trattiamo le informazioni personali all'interno del nostro Gruppo sia a livello locale che internazionale, principalmente utilizzando server centralizzati. Possiamo anche trasferire informazioni personali a terzi all'estero, come nel caso dei nostri fornitori di servizi.

Cosa significa per voi

In quanto gruppo globale che opera oltre i confini nazionali, vi sono situazioni in cui le vostre informazioni personali saranno trasferite a un'entità Richemont o a un fornitore di servizi esterno a Richemont con sede in un paese non correlato ad alcun processo di selezione, inclusi paesi le cui normative potrebbero garantire una protezione minore alle vostre informazioni personali. Adottiamo misure per proteggere le vostre informazioni personali quando vengono trasferite in questo modo (inclusa l'implementazione di garanzie appropriate). Se vi trovate in Europa, le garanzie possono includere le Clausole Standard di Protezione dei Dati (note anche come Clausole Contrattuali Standard). Non esitate a contattarci se desiderate informazioni aggiuntive al riguardo.

Effettueremo valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati per qualsiasi tipologia di trattamento che possa comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà degli individui.

Cosa significa per voi

Effettueremo periodicamente valutazioni dei rischi relative al trattamento delle informazioni personali, specialmente quando introduciamo nuove tecnologie o funzionalità innovative. In determinate circostanze, queste nuove tecnologie o funzionalità potrebbero richiedere la fornitura di informative sulla privacy rafforzate e/o moduli di consenso per garantire che i nostri impegni in materia di privacy continuino a essere rispettati.

Ci assicureremo che le informazioni personali non vengano conservate in una forma che consenta di identificare qualcuno per un periodo di tempo superiore a quello necessario per le finalità per le quali le informazioni personali vengono trattate.

Cosa significa per voi

Conserviamo le informazioni personali per il tempo necessario alla/e finalità per cui le abbiamo originariamente raccolte, e in particolare per tutelarci in caso di reclami (per esempio, le informazioni relative alla vostra candidatura con Richemont possono essere conservate per tutta la durata del contratto e per un certo numero di anni successivi). Qualsiasi cancellazione o conservazione delle vostre informazioni personali sarà conforme alle politiche di conservazione di Richemont applicabili.

Esempi dei criteri che utilizziamo per determinare i periodi di conservazione delle informazioni personali includono uno o più dei seguenti elementi:

1. Conservazione per eventuali chiarimenti.
   Ad esempio, se vi candidate per una posizione e non siete selezionati, Richemont conserverà le informazioni personali relative alla vostra candidatura e le note del colloquio per un periodo ragionevole, in caso formuliate richieste di chiarimenti.
2. Conservazione per eventuali reclami.
   Richemont conserverà determinate informazioni personali per il periodo in cui potreste legalmente presentare reclami
3. Conservazione per assicurare la conformità di Richemont alle leggi e ai regolamenti.
   Richemont conserverà determinate informazioni personali per i periodi necessari a soddisfare i suoi obblighi di conformità.

A seconda del luogo in cui vi trovate e dell'entità Richemont che tratta le vostre informazioni personali, potreste godere di alcuni diritti previsti dalle leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy in relazione alle vostre informazioni personali.

Cosa significa per voi

Non siete soggetti a un obbligo legale o contrattuale di fornire dati a Richemont durante il processo di selezione. Tuttavia, se non fornite le informazioni richieste, Richemont potrebbe non essere in grado di elaborare correttamente la vostra candidatura o non essere in grado di elaborarla del tutto. Nel caso in cui la vostra candidatura venga accolta, sarà una condizione necessaria per qualsiasi offerta di lavoro fornire prova del vostro diritto a lavorare nel paese in cui si trova la posizione e fornire referenze soddisfacenti.

In determinate giurisdizioni, come l'Unione Europea, la Svizzera e il Regno Unito, nonché in alcuni stati delle Americhe, dell'Asia Pacifica, del Giappone e del Medio Oriente, dell'India e dell'Africa, potete esercitare diritti specifici relativi alle vostre informazioni personali. L'esercizio di questi diritti è, in ogni momento, soggetto al rispetto del quadro legale e regolamentare applicabile:

Diritto di accesso: Avete il diritto di chiedere l'accesso a qualsiasi informazione personale che viene trattata da noi.

Diritto alla cancellazione/limitazione del trattamento:In alcune circostanze, avete il diritto di richiedere la cancellazione delle vostre informazioni personali o di limitare il modo in cui le utilizziamo.

Diritto di aggiornamento o correzione: Avete il diritto di chiederci di correggere qualsiasi informazione personale inesatta e di aggiornare qualsiasi informazione personale obsoleta.

Diritto di opposizione: Avete, in determinate circostanze, il diritto di opporvi, per motivi riguardanti la vostra particolare situazione, in qualsiasi momento al trattamento delle informazioni personali che vi riguardano che viene effettuato sulla base di interessi legittimi.

Diritto alla portabilità dei dati:In alcune circostanze, avete il diritto di richiederci le informazioni personali che vi riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Diritto di revoca del consenso:Se avete fornito il consenso al trattamento delle vostre informazioni personali, potete revocare tale consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato sulla base di tale consenso fino alla revoca.

Diritto di reclamo:Se ritenete che abbiamo trattato le vostre informazioni personali in modo illecito o in violazione dei vostri diritti, avete il diritto di presentare un reclamo a un'autorità competente per la protezione dei dati personali.